Habeas Data – Politica De Privacidad, Protección Y Tratamiento De Datos Personales



1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La RED FAMILIA es una entidad privada sin ánimo de lucro, identificada con NIT No. 900.339.598-3, con domicilio en la Calle 238 No. 52-85 casa 6 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Página web: http://www. redfamiliacolombia@.org, teléfono (+571) 8025469 y 315 675 4402 EMAIL: redfamiliacolombia@gmail.com.

2. OBJETO DE LA POLITICA

La RED FAMILIA COLOMBIA (en adelante la “RED FAMILIA”) en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Art. 222.25.3.1. – Sección 3, Capitulo 25) y de todas las normas que los modifiquen, sustituyan y/o complementen, en su calidad de responsable del tratamiento de la información, por medio de la presente Política da respuesta a los deberes legales asociados al HABEAS DATA, la protección de los derechos y garantías constitucionales relacionados con el hábeas data, a fin de implementar un procedimiento enmarcado en la ley y que regule en debida forma la recolección, tratamiento y circulación de aquella información susceptible de ser protegida y que se encuentre contenida en los archivos o bases de datos de la RED FAMILIA.

3. ALCANCE

Esta Política se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la RED FAMILIA y de su Movimiento de Padres UN PASO AL FRENTE como responsable o encargada del tratamiento de datos personales.

4. DEFINICIONES:

Para efectos de la presente política se acogen las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2021 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las cuales transcribimos a continuación:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  11. Términos y condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

5. TRATAMIENTO

La RED FAMILIA, actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades misionales; así como para el fortalecimiento de sus relaciones con sus grupos de interés, recolecta, recauda, almacena, archiva, usa, circula, suprime, procesa, compila, intercambia, da Tratamiento, actualiza y dispone de Datos Personales correspondientes a personas con quienes tiene o ha tenido relación, tales y como, sin que la enumeración signifique limitación:

  1. Padres de Familia del Movimiento de Padres UN PASO AL FRENTE de la RED FAMILIA que de manera expresa y consentida han otorgado sus datos personales con el fin de unirse al Movimiento de Padres de Familia con el fin de estar informados sobre aspectos relativos y que los pueden apoyar para una adecuada educación de los hijos, recibir alertas, y noticias que pueden interesarles que sobre la familia y el derecho a educar de acuerdo con sus principios y valores, así como sobre la realidad Colombiana y del mundo al respecto, y para recibir convocatorias para defender tales derechos Constitucionales y Legales en Colombia y en el mundo.
  2. Donantes, aliados estratégicos y colaboradores que hayan apoyado o tengan interés en apoyar los programas y proyectos de la RED FAMILIA y su Movimiento de Padres UN PASO AL FRENTE.
  3. Miembros de la RED FAMILIA, empleados y/o candidatos a vincularse como empelados, cuyos datos son utilizados de conformidad con la relación estatutaria y contractual establecida con los mismos. Actualmente la RED FAMILIA no tiene ningún empleado.
  4. Proveedores, contratistas, o candidatos a vincularse como tales cuyos datos son utilizados de conformidad con la relación contractual establecida con los mismos.

6. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de la RED FAMILIA con las siguientes finalidades:

  1. De contacto, con el fin de mantener una comunicación efectiva con los PADRES DE FAMILIA del Movimiento UN PASO AL FRENTE para informarlos sobre aspectos relativos y que los pueden apoyar para una adecuada educación de los hijos, dar alertas y noticias que pueden interesarles que sobre la familia y el derecho a educar de acuerdo con sus principios y valores, así como convocatorias que efectúa la RED FAMILIA y el Movimiento de Padres UN PASO AL FRENTE para defender tales derechos Constitucionales y Legales en Colombia en el mundo.
  2. Con el fin de mantener una comunicación efectiva, solicitar información y efectuar una adecuada retroalimentación, emisión de certificados de donación, rendición de cuentas, e información con los miembros, donantes, colaboradores y aliados estratégicos de la RED FAMILIA.
  3. Solicitud de información y contacto con proveedores, empleados, contratistas, y/o candidatos a vincularse como tales cuyos datos son utilizados de conformidad con la relación contractual establecida con los mismos.
  4. Cumplir con las eventuales obligaciones legales y contractuales, de los proveedores, contratistas, empleados, donantes, acreedores y deudores, que incluye la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  5. Para contactarlo, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, para las finalidades antes mencionadas.
  6. Para otros fines no lucrativos propios de nuestra labor.
  7. Para la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Como Titular de Datos Personales, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario usted tiene los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento (RED FAMILIA). Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Ser informado por RED FAMILIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de Datos Personales.
  4. Solicitar a la RED FAMILIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 13 de esta política. Esta solicitud se puede realizar a su vez a través de la plataforma MAILCHIMP que permite esta opción en cada correo que se envía por parte de la RED FAMILIA y del Movimiento de Padres UN PASO AL FRENTE. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación contractual entre el Titular y la RED FAMILIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  5. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la RED FAMILIA para el tratamiento de sus Datos Personales.
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

8. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

El Representante legal de la RED FAMILIA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas la RED FAMILIA están obligados a reportar estas bases de datos al Presidente y a dar traslado a ésta de manera inmediata de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

9. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

La RED FAMILIA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. No obstante, la RED FAMILIA hará uso de lo preceptuado en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes de la entrada en vigencia de esta Política.

a) Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

b) Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que la RED FAMILIA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la RED FAMILIA, tales como:

  • Por escrito.
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación personal, telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través del suministro de su información de contacto (Nombre Completo, mail, teléfono) con la cual se manifiesta el interés de unirse y ser parte del Movimiento de padres de familia UN PASO AL FRENTE que se llena voluntariamente en eventos y actividades de la RED FAMILIA y de su Movimiento de Padres UN PASO AL FRENTE. A su vez, mediante el suministro y/o remisión de la información respecto de proveedores, contratistas, donantes, empleados y aliados estratégicos tales y como Hoja de Vida, cédula de identidad, Rut, NIT, datos de contacto, número de cuenta bancaria, etc., con el fin de otorgar la información requerida para apoyar las iniciativas de la RED FAMILIA, y/o de conformidad con la relación contractual establecida con los mismos.
    En ningún caso la RED FAMILIA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la RED FAMILIA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

c) Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

  • Los Datos Personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y con qué propósito se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
  • Cuáles son los derechos a que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 7 de ésta política.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

10. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del Titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus Datos Personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de Tratamiento que se llevará a cabo. Éste será puesto a disposición a través de la página web de la RED FAMILIA: http://www. redfamiliacolombia@.org.

11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE (en caso de ser aplicable).

De acuerdo con la ley de protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la ley 1581 de 2012. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

Cuando sea aplicable este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la RED FAMILIA deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

12. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el artículo 7º de la ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del decreto 1377 de 2013, la RED FAMILIA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, la RED FAMILIA deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Se deja constancia que a la fecha, la RED FAMILIA NO TIENE recolectada ninguna información de niños, niñas ni adolescentes.

13. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por la RED FAMILIA podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, para lo cual deberán acreditar que son Titulares de los datos.

MEDIOS HABILITADOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PETICIONES Y CONSULTAS: La RED FAMILIA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

  • Para tales efectos podrán dirigir una comunicación escrita a Calle 238 No. 52-85 casa 6 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia o
  • al correo electrónico redfamiliacolombia@gmail.com, adjuntando copia de su documento de identidad indicando su dirección física o electrónica en la cual desea recibir respuesta.

Para el efecto, se seguirá el siguiente PROCEDIMIENTO, de conformidad con la ley de protección de Datos Personales:

a) ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a la RED FAMILIA, a través de los medios indicados más adelante:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la RED FAMILIA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por la RED FAMILIA a sus Datos Personales.

Atención y respuesta por parte de la RED FAMILIA: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a la RED FAMILIA, a través de una queja o reclamo mediante los canales indicados más adelante:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Atención y respuesta por parte de la RED FAMILIA: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, la RED FAMILIA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Presidencia, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accede o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de la RED FAMILIA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como cookies, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios.
También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de la RED FAMILIA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las cookies, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

15. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La RED FAMILIA, en estricta aplicación del principio de seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la RED FAMILIA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La RED FAMILIA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la RED FAMILIA y sus encargados. La RED FAMILIA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

16. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la ley, la RED FAMILIA podrá intercambiar Información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras, autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

  1. para cumplir con las leyes vigentes,
  2. para cumplir con procesos jurídicos;
  3. para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas;
  4. para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
  5. obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

17. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta política de protección de Datos Personales se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

18. VIGENCIA

Esta política de protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de Agosto de 2013 y su vigencia es indefinida, la cual podrá ser actualizada y/o modificada en caso de ser necesario (por ley, o por modificación de los hechos e información que ésta contiene, entre otros).